タイムマネジメントのコツを解説-意識すべきポイントと実践方法

タイムマネジメントタイトル 仕事

どうも、管理人のソアレです。

今回はタイムマネジメントとは何なのか? 意識すべきポイントやその実践方法について解説していきます。

ビジネス用語として見聞きすることのある、タイムマネジメント…時間管理術のことですね。

目標達成のために数あるタスクをいかに効率よく、時間を有効活用して進めていくのか! スケジュール管理が大枠なら、タイムマネジメントは枠内部分、課題や目標を達成するまでのプロセスに当たります。

一度は職場でこんな会話を耳にしたことがある方も多いはず…

マキナ
マキナ

●時までに出来るっていいましたよね? もっと容量良くやらないとダメですよ?

ソアレ
ソアレ

あ、はい、すいません。(今日も残業確定か…)

個々人における業務量の配分は職場によって様々でしょうが、昨今ニュースなどで長時間労働の問題が話題となっていますし、ますますタイムマネジメントのスキルが必要となるでしょうね。

ですが、実際にタイムマネジメントと聞いても効率よくタスクをこなす、じゃ効率よくタスクをこなすためにはどうすればいいのか?パッと出てくる方は少ないと思います。

当記事ではその辺をゆるく解説してきますので、よろしければお付き合いください。

タイムマネジメント-タスクを効率よくこなすコツ4選

ではっ、さっそく見ていきましょう! タイムマネジメントで重要となるポイントはやっぱり『時間』ですが、時間を有効に活用するためには自分の能力をある程度分かっていないと、数あるタスクから大まかな達成時間が割り出せません。

タイムマネジメントは簡単に身につくものではないですが、仕事と同じで数をこなしPDCAサイクルをぶん回すしかないです。

PDCAイメージ

PDCAサイクルイメージ

いくつかコツをご紹介しますが、自身にあったタイムマネジメントを探してみて下さいね。

計画を立てる

まずは計画を立てましょう! 大枠となる目標設定から始めて、その目標を達成するためには何をすればいいのか。現状の自身のスキルと照らし合わせて、何が必要なのかタスクとして細分化します。

例えば、料理…そうですね、カレーにしましょう! あなたはシェフです。

材料は肉、にんじん、玉ねぎ、じゃがいも、調味料etc、当然ですがそのままの玉ねぎを1個まるごと鍋に投下しないですよね? 

知性溢れる人類なので、玉ねぎなどの材料は何らかの下準備をするはずです。

目標(カレー)を達成する為のプロセス(材料の準備etc)を細分化してリストアップします、目標達成のためにやることが明確になれば道筋が立てやすくなります。

可能なら前日の内から大まかな目標設定だけでも決めておきましょうね。

長期展開から一日のスケジューリングをする

結構重要なのがコ↑コ↓、容量が悪いとされる人はスケジュール全体を把握出来ていなかったり、目標から逆算して計画を立てられなかったりします。

始めは余裕過ぎたのに締め切りギリギリになってタスクが大量に残っていた、とかは期間内でのタスク配分を間違えている可能性があります。

計画を立てた際に目標達成に向けたタスクの細分化が出来たら、自身のスキルを見直して一つ当たりのタスクにかかる時間を予測しましょう。

そうすれば一日当たりに必要なタスク量が分かり、余裕のあるスケジューリングが可能になってきます。

タスクを詰め込み過ぎると予想外な対応に追われたりして、時間通りに終わらないことが出てきますので締め切りギリギリに間に合わせる!といった考え方はNGです。

ソアレ
ソアレ

夏休み前半は遊びまくるよ、夏休み後半に宿題を終わらせるからOK!

マキナ
マキナ

という考え方は危険なので真似しないように。

複雑な仕事は午前中、単純作業は夕方以降に

としましたが、一日を通して自身の頭が一番冴えわたる時間があると思いますので、複雑かつ集中を要するものはその時間帯に終わらせましょう。

ほとんどの人は午前中が一番集中できるそうなので、仕事の立て込まない内にやってしまうのが吉です。夕方以降とか予想外な仕事が舞い込んできたりして、予定通りにいかないことがありますし…。

優先順位は明確に設定

仕事の中で恐らく重要なタスクとそうでないタスクがあると思います、極端な例ですが不要な書類をシュレッダーするのと、目前に迫った顧客対応だと当然後者の方が重要ですよね!

緊急性があるもの、重要性があるもの、どちらも高いものから優先して取り組むべきです。締め切り間近かつ顧客対応が発生するもの等は優先順位高いですし。

逆に前述したシュレッダーなどはデスク整理の分類で、個人でどうとでもなるタスクです。

どういったタスクが重要かは、職種によって変わってきますので、あなたの仕事の中では何が緊急性が高く重要なのかは把握しておきましょうね。

集中力-プライベートの充実

日々の仕事におけるモチベーション、集中力って結構プライベートと密接に繋がっています。心配事や不安なこと、人間関係の不和、要因は様々ですがプライベートが充実している人の方が仕事に集中できます。

仕事中にぼーっとしたり、手につかない時は自分自身の生活について振り返りをおススメします。

時間泥棒に注意! 考える時間の無駄を考える

時間泥棒

どうも仕事が進まないなー、このままだと計画通りに終わらないぞ、どこかで優先順位ミスったかな? はいっ、こうした生産性のない考える時間って、結構仕事中にあったりしませんか?

これって実は、時間泥棒です。大泥棒です。

時間泥棒の時間が多ければ多いほど脳への負担は増しますし、その間仕事の効率は低下してしまいます。作業時間と考える時間を明確に分けることで防止しましょう。

それ以外の防止策は……

例えばとある有名な人は、日々の一部を完全にルーティン化している人がいます。着ていく服、日々の食事、寝る時間、勉強する時間、読書をする時間などが予め決定されているのです。

思考過程を省くことで無為な時間を減らし、日々の生産性を高める為にやっているそうですね。さすがに全てをルーティン化しなくても、一部やってみてもいいかもしれません。

それでも調子が出ない時は…休め!

どうしても調子が出ない時は、以下をやりましょう…

  • 単純作業など頭を使わない作業をする
  • 普段から溜まっている雑務などを引き受ける

上記すらも困難な場合は。

もう良い、休め

最強伝説黒沢

素直に休みましょうね、自分が休むと周りに迷惑がかかるからとか、そんなのはどうでもいいんで。

たぶん、よく過労死とかする人は根が真面目で責任感が強い人ばかりでしょうし、見るからに体調を崩して生産性が落ちているにもかかわらず、働かせようとする会社なら辞めたほうがマシです。

そんなところであなたの貴重な時間を浪費する必要はないです、人をかえりみず自社の利益ばかり追求する会社に未来は無いと思いますし。

まとめ

最後なんか脱線した気がしますが、まとめです! こういうビジネス記事は真面目と不真面目の境界が難しいですね、私自身根が不真面目なので…って、聞いてない?

さて、今回はタイムマネジメントについて触れてきました、冒頭でもお伝えしましたがここに書いてあることを全て実践してほしいとは思っていませんっ。

あなた自身にあった時間管理術が、いつかは見つかるはずですし…

ですが、日々何気なく仕事をしているだけでは、いくらやってもタイムマネジメントの術は身につきません、やっぱり日々改善! PDCAサイクルを回す必要があります。

一朝一夕で身につくスキルではないですが、当記事が少しでも参考になり、あなたのレベルアップに繋がれば嬉しいです。

 

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